データ入力の代行にはどんなものがあるのか？

先日、「データの入力業務が世界で最も嫌われている」という調査実態が明らかになりました。（日本では4位）

【世界で最も嫌われている業務は「データ入力」–RPAベンダーが実態調査】
https://japan.zdnet.com/article/35148640/

たしかに、本来の業務とはあまり関係の無いことが多いデータの入力作業はやっていてもつまらないと感じる人が多い思います。
データの入力代行を行っているBizサポートからすると複雑な部分もありますが、だからこそ代行業の必要性が増すとも考えられます。

予断はここまでにして、上記調査で日本ではデータ入力を含む反復的なPC業務（本業ではない業務）に費やしている1日の時間が平均で2時間以上もあることが明らかになったと記載されています。

1日の仕事が残業無しで平均8時間と考えた場合、全体の1/4にあたる2時間を本業ではない業務に費やしているというのは大きなことです。
もちろん、実際は残業することも多くあると思うので全体の1/4の時間ではないにしても、この2時間が無ければ残業せずに済むということも考えられます。

また、この調査では反復的なPC業務から解放された場合、その時間をどう活用するか？という問いに以下のような回答結果が出ています。

解放される時間の活用について、日本の回答者からは「休息とワークライフバランスに割きたい」との希望が最も多く（39％）、それに続いて新たなスキルの習得（34％）と現在の職務でのパフォーマンス向上（34％）が挙げられた。

では、ひと言で「データ入力」と言っても実際にはどんなものが当てはまるのでしょう？
考えてみると、パソコンを使って何かを入力する作業は、ほぼデータの入力であるため、どんなことでも「データ入力」になると言えます。

様々な業種、同じ業種でも企業によっても必要な情報は違うため詳細に分類することは難しいでしょう。

そのためか「データ入力」とGoogleなどで検索をした場合、検索にヒットする情報はBizサポートのような代行業者のホームページや、データ入力で働く人に対して記載されたページばかりで、「データ入力」の種類に関してまとめて記載されているページはほぼ無いと感じました。

そこで、今回は大まかにではありますが「データ入力」と言った際にどんなものがあるのかについて例を挙げていきたいと思います。

先ほども書いたように、データの入力はパソコンで行う入力作業がほぼ「データ入力」になると言えてしまうため、すべてを記載することは難しいです。

そこでこの記事では、人気のない業務の1つである「データ入力」をアウトソーシングする場合に参考にしていただくものとして分類したものを挙げていきたいと思います。

「あ、これ社内でやっていることだけど、代わりにやってもらうことが出来るんだ」という一つの参考にしていただければ幸いです。

来訪用紙や名刺の顧客情報をリスト化し整理することで、関係者が簡単に調べることができ、資料などの郵送時や連絡を取る際に必要な情報を簡単に得ることが出来ます。

対象となる情報の例：氏名、住所、電話番号、性別など

名刺や紙に書かれている会員や顧客などの名簿、イベント参加者などをリスト化しExcelなどへデータ化。

取得したアンケート結果をデータ化することでアンケート結果の把握が簡単になり、データ化した情報をもとに集計・分析などにも活用することが出来ます。

対象となる情報の例：選択項目、自由記述欄など

キャンペーンやイベントなどで回収したアンケート用紙に記載されている選択式または自由記述欄の情報をExcelなどへデータ化。

社内外での会議や打ち合わせや講演会などの音声をデータ化することで、書類としての保存が可能となります。また、特定の部分だけを抜き出し情報公開のためWebなどに公開するための利用が可能となります。

対象となる情報の例：音声データ

社内外の会議や打ち合わせ、講演など録音データを文章として起こしWordなどへデータ化。

店舗や企業に寄せられるお客様の声など一枚一枚別々に記載されている情報をまとめてデータ化することで問題点の共有ができ業務に生かすことができます。また、検索したり関連する情報の管理なども容易となります。

対象となる情報の例：日付、分類、要望など自由記述欄など

飲食店やスーパー、食品会社などに寄せられるお客様の声などの手書きはがき等の原稿をExcelなどへデータ化。

配布された資料や元データの無い過去の原稿や資料をデータ化することで、資料内の情報を検索できたり、万が一紙の原本資料を紛失した際のリスクに備えることができます。また資料の長期保存が可能となります。

対象となる情報の例：紙の元原稿用紙、資料など

手元にある版下の無い紙の資料や原稿をWordなどへデータ化。

電子データの無いマニュアルなどをスキャニングしデータ化することで、検索が可能になり、万が一紙の原本資料を紛失した際のリスクに備えることができます。印刷して紙で配布する必要もなくなるため紙資源の削減にもつながります。

対象となる情報の例：紙の元原稿用紙、資料など

「マニュアルや原稿、資料などの原稿起こし」とは異なり、紙の書類や資料をそのままPDFファイルへデータ化。（OCR対応）

ブラウザを使って利用するWebシステムへの情報の登録やECサイトへの商品情報、不動産サイトへの物件情報などの登録を行います。定型化されている情報であれば、SNSへの投稿の代行なども可能です。

対象となる情報の例：システムへの登録項目が記載されている紙や画像データなど

紙面上に記載されている商品情報やサイト公開用に撮影した商品写真などをブラウザから登録。

特定のページなど、Web上の指定の情報を収集しリスト化することで市場調査や営業活動に利用することが可能です。口コミ情報などを収集することで業界分析や商品開発などにも役立てられます。

対象となる情報の例：Web上に公開されている情報

企業の一覧など指定された情報をもとにWebサイトから指定された情報を取得しリスト化。

新聞や雑誌などの紙媒体から、特定の分野の情報が記載されている記事を抜き出してくれるクリッピングサービスを利用するなどして収集していただいた記事をもとにして、記事内にある指定の情報をデータ化。

対象となる情報の例：新聞、雑誌等の記事内に記載のある情報

記事内にある指定の情報について抜き出しExcelへデータ化。（お客様によってさまざまな形に対応）

ここで記載していること以外でも、会社や部署によってさまざまなルールや情報を扱っていることと思います。

外部に持ち出すことのできないもの以外の情報であれば、基本的には入力の代行を行うことは可能だと思います。まず日ごろの業務の中で社内で行っている入力作業で代行を考えている場合は、Bizサポートのような代行業を行っている者へお問い合わせください。

アウトソーシングするかどうかの判断基準のポイントは「そのデータ入力・登録作業は、業務担当者が行わなければいけないものかどうか？」だと思います。

生産性の低下につながる可能性のある業務をアウトソーシングすることで、生産性をアップし業績向上につなげられてはいかがでしょうか。